FR - UE : Qu'est-ce que le RGPD ?
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un règlement de l'Union européenne qui uniformise les règles de traitement des données à caractère personnel par les entreprises privées et les organismes publics dans toute l'UE.
Si vous saisissez actuellement des données clients dans votre système de gestion des marchandises Ascend, nous vous informons par la présente qu'Ascend se conforme aux dispositions légales en ce qui concerne la suppression, la modification, la création ou la copie des données.
Que signifie RGPD ?
Règlement de base sur la protection des données
Quand le règlement entre-t-il en vigueur ?
Les entreprises qui collectent des données de citoyens au sein de l'Union européenne devront se conformer aux dispositions à partir du 25 mai 2018.
Quelles données à caractère personnel sont protégées par le RGPD ?
Le RGPD protège un large éventail de données à caractère personnel, notamment :
- les informations d'identification de base telles que le nom, l'adresse et les numéros d'identification
- L'origine ethnique
- L'orientation sexuelle.
La personne concernée se voit également accorder le "droit à l'effacement" ("droit à l'oubli") ainsi que le droit de demander une copie des données à caractère personnel des entreprises qui les ont collectées.
Conseil : si un client doit de l'argent ou si les règles de la législation locale exigent que les enregistrements ou les transactions soient conservés, vous ne devriez probablement pas supprimer les données. Veuillez demander conseil à votre avocat. Une fois que les modifications ont été apportées aux données de base des clients, elles ne peuvent plus être annulées.
Se conformer à la réglementation en demandant une copie des données à caractère personnel d'un client.
Toutes les données personnelles des clients dans votre Ascend se trouvent dans l'éditeur de clients dans l'explorateur de base de données.
Pour fournir aux clients une copie physique de leurs données :
1. Vérifiez d'abord l'identité du client en demandant une pièce d'identité valide. Demandez au client de présenter par exemple une carte d'identité valable.
2. Cliquez ensuite sur Affichage > Clients dans Ascend Desktop.
3. Recherchez ensuite l'entrée des données de base du client souhaité en saisissant les critères de recherche dans la liste déroulante en haut à gauche (par ex. prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone).
4. Cliquez une fois sur le nom du client, de sorte que la ligne se colore en bleu. Cliquez ensuite sur Aperçu pour générer une copie PDF des informations sur le client.
5. Cliquez sur Imprimer pour imprimer une copie des informations client sur l'imprimante A4 que vous avez configurée.
Conseil : si un client doit de l'argent ou si les règles de la législation locale exigent que les enregistrements ou les transactions soient conservés, vous ne devriez probablement pas supprimer les données. Veuillez demander conseil à votre avocat. Une fois que les modifications ont été apportées aux données de base des clients, elles ne peuvent plus être annulées.
Se conformer à la réglementation en demandant une copie des données à caractère personnel d'un client.
Toutes les données personnelles des clients dans votre Ascend se trouvent dans l'éditeur de clients dans l'explorateur de base de données.
Pour fournir aux clients une copie physique de leurs données :
1. Vérifiez d'abord l'identité du client en demandant une pièce d'identité valide. Demandez au client de présenter par exemple une carte d'identité valable.
2. Cliquez ensuite sur Affichage > Clients dans Ascend Desktop.
3. Recherchez ensuite l'entrée des données de base du client souhaité en saisissant les critères de recherche dans la liste déroulante en haut à gauche (par ex. prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone).
4. Cliquez une fois sur le nom du client, de sorte que la ligne se colore en bleu. Cliquez ensuite sur Aperçu pour générer une copie PDF des informations sur le client.
5. Cliquez sur Imprimer pour imprimer une copie des informations client sur l'imprimante A4 que vous avez configurée.
Pour fournir aux clients une copie numérique de leurs informations :
1. Vérifiez d'abord l'identité du client en demandant une pièce d'identité valide. Demandez au client de présenter une carte d'identité valide, par exemple.
2. Cliquez ensuite sur Affichage > Clients dans Ascend Desktop.
3. Recherchez ensuite l'entrée des données de base du client souhaité en saisissant les critères de recherche dans la liste déroulante en haut à gauche (par ex. prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone).
4. Double-cliquez sur le nom du client souhaité et écrivez le numéro de client ou l'adresse e-mail du client.
5. Exécutez la requête Exporter les données de base client individuelles DSGVO dans la fenêtre Requête SQL et saisissez le numéro de client unique ou l'adresse e-mail si on vous le demande.
6. Cliquez sur E-mail pour envoyer une copie des données au format XLSX directement depuis Ascend. Vous avez également la possibilité d'exporter les données au format .CSV ou .XLSX pour les enregistrer localement ou sur le support de votre choix.
1. Vérifiez d'abord l'identité du client en demandant une pièce d'identité valide. Demandez au client de présenter une carte d'identité valide, par exemple.
2. Cliquez ensuite sur Affichage > Clients dans Ascend Desktop.
3. Recherchez ensuite l'entrée des données de base du client souhaité en saisissant les critères de recherche dans la liste déroulante en haut à gauche (par ex. prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone).
4. Double-cliquez sur le nom du client souhaité et écrivez le numéro de client ou l'adresse e-mail du client.
5. Exécutez la requête Exporter les données de base client individuelles DSGVO dans la fenêtre Requête SQL et saisissez le numéro de client unique ou l'adresse e-mail si on vous le demande.
6. Cliquez sur E-mail pour envoyer une copie des données au format XLSX directement depuis Ascend. Vous avez également la possibilité d'exporter les données au format .CSV ou .XLSX pour les enregistrer localement ou sur le support de votre choix.
Conseil : après la première exécution de cette requête, vous pouvez l'enregistrer et la retrouver ensuite sous Rapports > Mes requêtes.
Se conformer à la demande de suppression des données personnelles d'un client.
Si vous avez utilisé Ascend pour collecter les données de vos clients, vous pouvez modifier ou supprimer les données personnelles en quelques étapes simples.
Attention : si un client doit de l'argent ou si les règles de la législation locale exigent que les enregistrements et les transactions soient conservés, vous ne devriez probablement pas supprimer les données. Veuillez demander conseil à votre avocat. Une fois que les modifications ont été apportées aux données de base du client, elles ne peuvent plus être annulées. Si vous souhaitez néanmoins continuer, suivez ces étapes :
1. Vérifiez d'abord l'identité du client en demandant une pièce d'identité valable. Demandez au client de présenter par exemple une carte d'identité valable.
2. Cliquez ensuite sur Affichage > Clients dans Ascend Desktop.
3. Recherchez ensuite l'entrée des données de base du client souhaité en saisissant les critères de recherche dans la liste déroulante en haut à gauche (par ex. prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone).
4. Double-cliquez sur le nom du client souhaité et remplacez les données personnelles par des caractères alphanumériques (lettres ou chiffres) choisis au hasard.
5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications.
Conseil : Les données de base des clients peuvent être masquées à tout moment dans Ascend. Dans l'Explorateur de base de données > Clients, cliquez une fois sur le nom du client, de sorte que la ligne soit colorée en bleu. Cliquez ensuite sur Supprimer. L'enregistrement peut être restauré à tout moment. La suppression entraîne la disparition de l'enregistrement de base client dans les résultats de recherche. Veuillez noter que cette méthode ne supprime pas les enregistrements et n'est donc pas conforme à la législation sur le droit à l'effacement.
Remarques particulières
Remarques particulières
En cas de demande de suppression de données à caractère personnel, il est recommandé de procéder à une analyse approfondie de la situation. La législation locale peut par exemple exiger que les transactions ainsi que les enregistrements comptables des clients soient conservés. Veuillez vérifier les dispositions légales qui s'appliquent à vous et à votre entreprise afin de vous assurer que les prescriptions de la législation sont respectées.
Veuillez tenir compte des autres points suivants :
Les données de base clients dans Ascend sont liées à des transactions de vente. Si vous modifiez les données de base clients, vous risquez de ne plus pouvoir identifier les clients ou de ne plus pouvoir les contacter à l'avenir en cas d'éventuelles actions de rappel.
Vous risquez d'entrer en conflit avec des bases juridiques existantes en matière de conservation des données comptables ou fiscales.
Si vous modifiez les données de base des clients, l'accès aux détails des transactions et aux informations correspondantes sera limité.
Supprimer "Publicité ok" des données de base clients dans Ascend
Si vous souhaitez exclure un client de la publicité, suivez ces étapes :
1. Vérifiez tout d'abord l'identité du client en demandant une pièce d'identité valable. Demandez par exemple au client de présenter une carte d'identité valide.
2. Cliquez ensuite sur Affichage > Clients dans Ascend Desktop.
3. Recherchez ensuite l'entrée des données de base du client souhaité en saisissant les critères de recherche dans la liste déroulante en haut à gauche (par ex. prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone).
4. Décochez la case Publicité ok du client souhaité.
5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications.
Si vous souhaitez exclure un client de la publicité, suivez ces étapes :
1. Vérifiez tout d'abord l'identité du client en demandant une pièce d'identité valable. Demandez par exemple au client de présenter une carte d'identité valide.
2. Cliquez ensuite sur Affichage > Clients dans Ascend Desktop.
3. Recherchez ensuite l'entrée des données de base du client souhaité en saisissant les critères de recherche dans la liste déroulante en haut à gauche (par ex. prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone).
4. Décochez la case Publicité ok du client souhaité.
5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications.
Conseil : Pour ne pas activer par défaut l'option Publicité ok lors de la création de clients, vous pouvez le faire dans les options Ascend. Cliquez sur le bouton Options dans Ascend Desktop. Naviguez vers la sous-rubrique Transactions de vente et cochez ou décochez la case Publicité OK par défaut pour que l'option soit toujours activée ou toujours désactivée. Selon la manière dont vous avez défini l'option, vous pouvez activer ou désactiver manuellement la coche dans l'éditeur de client après avoir obtenu l'accord du client.
Vous avez besoin d'aide ? Envoyez-nous un e-mail à hilfe@ascendrms.com