Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden.

Falls Sie derzeit Kundendaten in Ihrer Ascend Warenwirtschaft erfassen, dann informieren wir Sie hiermit, dass Ascend in Bezug auf die Löschung, die Änderung, die Erzeugung oder die Kopie der Daten den gesetzlichen Vorschriften entspricht.

Wofür steht DSGVO?

DatenSchutz-GrundVerOrdnung

Firmen, welche Daten von Bürgern innerhalb der Europäischen Union erfassen, müssen die Vorschriften ab 25. Mai 2018 einhalten.

Die DSGVO schützt ein breites Spektrum von personenbezogenen Daten, insbesondere:

• Grundinformationen zur Identifikation wie Name, Adresse und Identifizierungsnummern
• Ethnische Herkunft
• Sexuelle Orientierung

Der betroffenen Person wird zudem das «Recht auf Löschung» («Recht auf Vergessenwerden») gewährt sowie das Recht erteilt, eine Kopie der personenbezogenen Daten der Firmen, welche diese erfasst haben, zu verlangen.

Tipp: Falls ein Kunde Geld schuldet oder die Regeln örtlicher Gestze die Beibehaltung der Buchungssätze oder Transaktionen vorschreibt, dann sollten Sie wahrscheinlich die Daten nicht löschen. Bitte fragen Sie Ihren Anwalt um Rat. Sobald Änderungen in den Kundenstammdaten vollzogen werden, dann können diese nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Sämtliche personenbezogenen Daten von Kunden in Ihrem Ascend befinden sich im Kundeneditor im Datenbank Explorer.

Um Kunden eine physische Kopie ihrer Daten bereitzustellen:

1. Prüfen Sie als erstes die Identität des Kunden, indem Sie einen gültigen Ausweis verlangen. Fordern Sie den Kunden auf, zum Beispiel eine gültige Identitätskarte vorzuweisen.
2. Klicken Sie anschliessend im Ascend Desktop auf Ansicht > Kunden.
   
3. Suchen Sie anschliessend nach dem Stammdaten-Eintrag Ihres gewünschten Kunden indem Sie die Suchkriterien in der Auswahlliste oben links eingeben (z.B. Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Telefonnummer).
4. Klicken Sie einmal auf den Namen des Kunden, so dass die Zeile blau eingefärbt wird. Klicken Sie anschliessend auf Vorschau, um eine PDF-Kopie der Kundeninformationen zu generieren.
5. Klicken Sie auf Drucken, um eine Kopie der Kundeninformationen auf Ihrem eingestellten A4-Drucker zu drucken.

Um Kunden eine digitale Kopie ihrer Daten bereitzustellen:

1. Prüfen Sie als erstes die Identität des Kunden, indem Sie einen gültigen Ausweis verlangen. Fordern Sie den Kunden auf, zum Beispiel eine gültige Identitätskarte vorzuweisen.
2. Klicken Sie nun im Ascend Desktop auf Ansicht > Kunden.
3. Suchen Sie anschliessend nach dem Stammdaten-Eintrag Ihres gewünschten Kunden indem Sie die Suchkriterien in der Auswahlliste oben links eingeben (z.B. Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Telefonnummer).
4. Doppelklicken Sie auf den Namen des gewünschten Kunden und schreiben Sie die Kundennummer oder die E-Mailadresse des Kunden auf.
5. Führen Sie die Abfrage DSGVO Individuelle Kundenstammdaten exportieren im Fenster SQL-Abfrage aus und geben Sie die eindeutige Kundennummer oder die E-Mailadresse ein, wenn Sie danach gefragt werden.
6. Klicken Sie auf E-Mail um eine Kopie der Daten im Format XLSX direkt aus Ascend zu versenden. Zudem haben Sie die Möglichkeit über Export die Daten im Format .CSV oder .XLSX lokal oder auf Ihrem gewünschten Speichermedium abzuspeichern.

Tipp: Nach der ersten Ausführung dieser Abfrage können Sie diese speichern und Sie finden diese anschliessend unter Auswertungen > Meine Auswertungen.

Den Vorschriften nachkommen bei Anforderung zur Entfernung der personenbezogenen Daten von einem Kunden.

Falls Sie Ascend für die Erfassung von Kundendaten verwendet haben, dann können Sie personenbezogene Daten in ein paar wenigen einfachen Schritten bearbeiten oder entfernen.

Achtung: Falls ein Kunde Geld schuldet oder die Regeln örtlicher Gesetze die Beibehaltung der Buchungssätze und Transaktionen vorschreibt, dann sollten sie wahrscheinlich die Daten nicht löschen. Bitte fragen Sie Ihren Anwalt um Rat. Sobald Änderungen in den Kundenstammdaten vollzogen werden, dann können diese nicht mehr rückgängig gemacht werden. Falls Sie trotzdem fortfahren möchten, dann führen Sie diese Schritte aus:

1. Prüfen Sie als erstes die Identität des Kunden, indem Sie einen gültigen Ausweis verlangen. Fordern Sie den Kunden auf, zum Beispiel eine gültige Identitätskarte vorzuweisen.
2. Klicken Sie nun im Ascend Desktop auf Ansicht > Kunden.
3. Suchen Sie anschliessend nach dem Stammdaten-Eintrag Ihres gewünschten Kunden indem Sie die Suchkriterien in der Auswahlliste oben links eingeben (z.B. Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Telefonnummer).
4. Doppelklicken Sie auf den Namen des gewünschten Kunden und überschreiben Sie die personenbezogenen Daten mit zufällig gewählten alphanumerischen Zeichen (Buchstaben oder Ziffern).
5. Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu speichern.

Tipp: Kundenstammdaten können in Ascend jederzeit ausgeblendet werden. Im Datenbank Explorer > Kunden klicken Sie einmal auf den Namen des Kunden, so dass die Zeile blau eingefärbt wird. Klicken Sie anschliessend auf Entfernen. Der Datensatz kann jederzeit wiederhergestellt werden. Durch das Entfernen wird der Kundenstammdatensatz in den Suchresultaten nicht mehr angezeigt. Bitte beachten Sie, dass diese Methode keine Datensätze löscht und dementsprechend nicht mit der Gesetzgebung zum Recht auf Löschung übereinstimmt.

Bei Anfragen zur Löschung von personenbezogenen Daten wird empfohlen, den Sachverhalt gründlich zu analysieren. Die örtliche Gesetzgebung kann beispielsweise verlangen, dass Transaktionen sowie Buchungssätze von Kunden aufbewahrt werden. Bitte prüfen Sie die für Sie und Ihr Geschäft geltenden Rechtsbestimmungen, damit die Vorschriften der Gesetzgebung eingehalten werden.

Bitte beachten Sie die weiteren folgenden Punkte:

• Kundenstammdaten in Ascend sind mit Verkaufstransaktionen verknüpft. Wenn Sie Kundenstammdaten verändern, dann kann dies zur Folge haben, dass Sie Kunden nicht mehr identifizieren bzw. bei möglichen Rückrufaktionen in Zukunft nicht mehr kontaktieren können.
• Sie riskieren möglicherweise einen Konflikt mit bereits bestehenden Rechtsgrundlagen im Bereich der Aufbewahrung von Buchhaltungs- oder Steuerdaten.
• Wenn Sie Kundenstammdaten verändern wird die Einsicht in Transaktionsdetails und die dazugehörigen Informationen eingeschränkt.

Falls Sie einen Kunden aus der Werbung ausschliessen möchten, dann führen Sie diese Schritte aus:

1. Prüfen Sie als erstes die Identität des Kunden, indem Sie einen gültigen Ausweis verlangen. Fordern Sie den Kunden auf, zum Beispiel eine gültige Identitätskarte vorzuweisen.
2. Klicken Sie nun im Ascend Desktop auf Ansicht > Kunden.
3. Suchen Sie anschliessend nach dem Stammdaten-Eintrag Ihres gewünschten Kunden indem Sie die Suchkriterien in der Auswahlliste oben links eingeben (z.B. Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Telefonnummer).
4. Entfernen Sie den Haken bei Werbung ok des gewünschten Kunden.
5. Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu speichern.

Tipp: Um die Option Werbung ok beim Anlegen von Kunden standardmässig nicht gesetzt zu haben, dann können Sie dies unter den Ascend Optionen einstellen. Klicken Sie im Ascend Desktop auf die Kachel Optionen. Navigieren Sie zum Unterpunkt Verkaufstransaktionen und setzen oder entfernen Sie den Haken bei Werbung OK Standard, um die Option entweder immer gesetzt oder immer deaktiviert einzustellen. Je nachdem wie Sie die Option eingestellt haben, können Sie den Haken nach Einverständnis des Kunden im Kundeneditor jeweils manuell setzen oder deaktivieren.

Benötigen Sie Hilfe? Senden Sie uns eine E-Mail an hilfe@ascendrms.com

Weitere Hilfsdokumente

Website: GDPR (DSGVO) EU Richtlinien

Bitte beachten Sie, dass die Informationen auf dieser Seite keine Gesetzesbestimmungen sowie Rechtsberatung enthalten. Personen oder Firmen, welche von der DSGVO betroffen sind, wird empfohlen, im Ereignisfall professionelle Rechtshilfe in Betracht zu ziehen.